靈活改編組織
在一般企業(yè)中,組織的調(diào)整以半年或一年一次的頻度進(jìn)行。但是,市場(chǎng)隨時(shí)在變化,例如過去就發(fā)生過泡沫經(jīng)濟(jì)的破滅、日元的急劇升值,以及雷曼金融危機(jī)等情況,經(jīng)常會(huì)有大規(guī)模的經(jīng)濟(jì)變動(dòng)。為了靈活應(yīng)對(duì)這樣的變化,就要在必要時(shí)進(jìn)行組織改編。
在阿米巴經(jīng)營(yíng)中,已經(jīng)建立的組織可以隨著市場(chǎng)的縮小或擴(kuò)大進(jìn)行靈活、迅速的改編,可以隨時(shí)根據(jù)不斷變化的市場(chǎng)進(jìn)行組織的分割和統(tǒng)合。
同樣,在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中也體現(xiàn)出這種靈活性。
在一般企業(yè)里,各個(gè)事業(yè)部或分支機(jī)構(gòu)自己制作經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)資料,在組織需要重組時(shí),往往需要花很長(zhǎng)時(shí)間來收集整理數(shù)據(jù)資料。而阿米巴經(jīng)營(yíng)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)資料是統(tǒng)一的“單位時(shí)間核算表”,由各阿米巴分別統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)實(shí)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)是全公司統(tǒng)一的。
比如,從按事業(yè)部劃分向按分支機(jī)構(gòu)劃分而重組組織時(shí),阿米巴可以迅速統(tǒng)計(jì)實(shí)績(jī)并制作出新的分部門核算的單位時(shí)間核算表。
關(guān)鍵在于:不管是按事業(yè)部劃分還是按分支機(jī)構(gòu)劃分的組織,管理部門都要將其作為一個(gè)獨(dú)立的單位來設(shè)置。公司不認(rèn)可事業(yè)部或分支機(jī)構(gòu)的規(guī)則,而是運(yùn)用全公司統(tǒng)一的規(guī)則,所以可以靈活地應(yīng)對(duì)組織改編。

看清領(lǐng)導(dǎo)人的實(shí)力
在細(xì)分組織時(shí),必須選定各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)人。很多企業(yè)在這個(gè)時(shí)候面臨的煩惱是,沒有合適的人選來負(fù)責(zé)阿米巴的運(yùn)營(yíng)。
領(lǐng)導(dǎo)人的選擇是一個(gè)難題。不管是從人格還是能力來說,適合做組織領(lǐng)導(dǎo)者的人才往往不多。如果讓符合要求的一小部分人兼任多個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)人,組織細(xì)分就沒有意義了。而如果隨意任命領(lǐng)導(dǎo)人并委以重任的話,反而會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)的混亂。
那么,應(yīng)該怎么做呢?在這種情況下,要選擇那些能力和經(jīng)驗(yàn)雖然不足,但卻有干勁,愿意為組織盡力盡責(zé)的人,讓他們先成為各個(gè)小阿米巴的領(lǐng)導(dǎo)人。
然后,隨著這些領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)驗(yàn)的積累,隨著他們不斷成長(zhǎng),就能讓他們領(lǐng)導(dǎo)更大的組織。
相反,如果不能勝任領(lǐng)導(dǎo)人的崗位,可以縮小他的組織,或是與其他組織合并,采取靈活的應(yīng)對(duì)方法。在組織編制時(shí),需要看清楚領(lǐng)導(dǎo)人的實(shí)力,并據(jù)此對(duì)組織進(jìn)行相應(yīng)的改編。

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構(gòu)筑計(jì)算部門收入的機(jī)制。
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制定票據(jù)處理規(guī)則等各種規(guī)則,并加以執(zhí)行。
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制作單位時(shí)間核算表,及時(shí)提供給經(jīng)營(yíng)高層、各部門負(fù)責(zé)人及全體員工。
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合理管理應(yīng)收貨款,產(chǎn)品庫存和固定資產(chǎn)等公司財(cái)產(chǎn)。例如,隨時(shí)掌握產(chǎn)品庫存,如果將來難以銷售出去的話,就要敦促相關(guān)部門迅速進(jìn)行報(bào)廢處理。
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管理對(duì)象不僅是資產(chǎn)負(fù)債表上記入的各種資產(chǎn),還包括通過阿米巴經(jīng)營(yíng)對(duì)“接單余額”等各種余額進(jìn)行獨(dú)立管理。
這樣,就能正確把握經(jīng)營(yíng)過程中各階段的錢款和物品的數(shù)量。經(jīng)營(yíng)管理部門必須遵循公平公正的規(guī)則,正確、迅速地整理經(jīng)營(yíng)信息,并及時(shí)提供給經(jīng)營(yíng)高層和相關(guān)事業(yè)部門。
經(jīng)常有人將經(jīng)營(yíng)管理部門與財(cái)務(wù)部門作對(duì)比,兩者的作用是不同的。經(jīng)營(yíng)管理部門制作的是單位時(shí)間核算表,而財(cái)務(wù)部門制作的是財(cái)務(wù)報(bào)表。兩個(gè)部門密切溝通,開展工作。
在一般企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中,相對(duì)于“管理會(huì)計(jì)”,更重視“財(cái)務(wù)報(bào)表”的制作。在這種情況下,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)部門承擔(dān)會(huì)計(jì)實(shí)操的主要責(zé)任,收集、統(tǒng)計(jì)銷售數(shù)據(jù)、制造成本、銷售費(fèi)用及一般管理費(fèi)用等數(shù)據(jù)。而管理會(huì)計(jì)所需要的數(shù)據(jù),一般由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化而來。
與此不同,在阿米巴經(jīng)營(yíng)中,經(jīng)營(yíng)管理部門為了明確每天的經(jīng)營(yíng)實(shí)績(jī),要以天為單位處理各種票據(jù)并統(tǒng)計(jì)實(shí)績(jī)。財(cái)務(wù)部門以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)制作財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)部門和經(jīng)營(yíng)管理部門共享統(tǒng)一的數(shù)據(jù),能加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)之間的合作。

①負(fù)責(zé)給供應(yīng)商下單,交涉價(jià)格和交貨日期
(供應(yīng)商的選定、價(jià)格及交貨日期的交涉及確定、訂單制作,等等)
②尋找新供應(yīng)商,尋找更好的新材料及部件等
一般企業(yè)中,采購(gòu)部門往往被放在制造部門內(nèi)。在阿米巴經(jīng)營(yíng)中,采購(gòu)部門不屬于制造部門,而是被定位在管理部門。這是為了進(jìn)行組織的雙重確認(rèn),以避免采購(gòu)出現(xiàn)差錯(cuò),以及與供應(yīng)商的內(nèi)外串通。
此外,通過集中采購(gòu),可以積累采購(gòu)經(jīng)驗(yàn),提高價(jià)格交涉能力。
為了進(jìn)行雙重確認(rèn),在阿米巴經(jīng)營(yíng)中,以下4個(gè)部門參與采購(gòu)流程:
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提出采購(gòu)申請(qǐng)的部門(申請(qǐng)部門);
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采購(gòu)部門;
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經(jīng)營(yíng)管理部門;
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財(cái)務(wù)部門。
首先,供應(yīng)商的選定和價(jià)格交涉、下單業(yè)務(wù),不由實(shí)際需要物資的申請(qǐng)部門負(fù)責(zé),而是交由采購(gòu)部門執(zhí)行。到貨后,物資不是直接送達(dá)采購(gòu)部門或申請(qǐng)部門,而是由經(jīng)營(yíng)管理部門接收。另外,貨款不是由開票據(jù)的部門支付,而是由財(cái)務(wù)部門支付。
這4個(gè)部門各自發(fā)揮作用,開展采購(gòu)活動(dòng)。在下單、交貨和支付各個(gè)環(huán)節(jié)上,彼此相互牽制,這樣就能防患于未然,在采購(gòu)活動(dòng)中防止差錯(cuò)及舞弊。